ScanLegal

Liste des fonctionnalités

DEMANDER UNE DEMONSTRATION
écran de Scanlegal pour MFP

Démarrez ScanLegal en quelques minutes

Assistant premier démarrage

Vous êtes assisté pour effectuer les réglages principaux de ScanLegal.

Préférence de classement

Créez des raccourcis vers les dossiers (ordinateur ou réseau) que vous utilisez le plus souvent quand vous numérisez

Définition de l’aperçu

Le document s’affiche automatiquement après sa numérisation

Certificat de signature

Votre signature électronique est associée à votre compte.

Drag & drop depuis Outlook

Classez rapidement vos mails Outlook dans le bon dossier via l’interface web de ScanLegal

Déploiement automatique

L’installation du logiciel sur l’imprimante multifonction est simple et automatique (selon modèle)

Une interface Fluide

Navigation intuitive

Une interface simple avec toutes les options dont vous avez besoin à portée de main

Choix des dossiers ou Hashtags affichés

Affichez vos raccourcis sur le l’imprimante multifonction. Vous naviguez uniquement dans les dossiers pour lesquels vous avez un droit d’accès

Recherche dynamique

Commencez à taper le nom de votre dossier pour le trouver plus rapidement

Numérisation intelligente

Profils : automatisation de tous les réglages en 1 clic (facture, photo,
preuve...)

Enregistrez vos réglages habituels (résolution, recto/verso,
format d’enregistrement…)

Découpe du document

Numérisez un lot de document et scindez-le automatiquement en plusieurs PDF

Suppression des pages blanches

Supprimez automatiquement les pages blanches de votre document dès la numérisation

Rotation des pages

Tournez les pages de votre document pour enregistrer votre PDF parfait

Ajout de tampons personnalisés ou de compteurs

Imprimez un tampon numérique sur une ou toutes les pages de votre document. Le tampon peut être un compteur

Compression de document

Compressez vos documents dès leur numérisation pour optimiser votre espace de stockage ou les envoyer par email

S’organiser, nommer en un clic

Compteurs

Numérotez automatiquement chaque facture, courrier, lot, etc. entrant avec un compteur simple ou à incrémentation automatique

Date

Différents formats de dates peuvent être utilisés (JJMMAAA,
AAAAMMJJ, mois_année, jour de traitement, etc.)

Nom de société

Le nom commercial de la société, de l’établissement ou de l’association est automatiquement reconnu et incrémenté au nom

format_list_numbered

N° SIRET

Le N° SIRET de la société, de l’établissement ou de l’association est automatiquement reconnu et incrémenté

Extraction de zones (OCR)

Le texte se trouvant dans une zone définie est lu et ajouté au nom du document

Dossiers parents

Le nom du dossier parent de niveau supérieur (niveau 1, 2 ou 3) est utilisé

Nombre de pages

Le nombre de pages du document est inséré dans le nom. Cela permet de connaître le nombre de pages du document sans avoir à l’ouvrir

Nombre de feuilles

Le nombre de feuilles du document est ajouté dans le nom

Application mobile

Pilotez un scanner ou un MFP sans écran

Classez et renommez les documents numérisés via un scanner sans écran grâce à l’application ScanLegal

Classement automatique depuis un scanner Twain

Classez, renommez et lancez la numérisation de documents sur un scanner Twain via l’application ScanLegal

Classez un document dans ScanLegal où que vous soyez

Classez dans votre ordinateur ou sur le réseau de votre entreprise les documents stockés sur votre smartphone. Vous devez être connecté sur le wifi de votre entreprise.

Gain de temps au quotidien

Hotfolders

Des dossiers intelligents effectuent automatiquement une action sur les documents déposés en leur sein (ex : apposition d’une signature électronique)

Distribution

Partage instantané de vos documents avec un collaborateur ScanLegal de votre réseau

Signature en masse

Signez un lot de documents existants.

Numériser un lot de documents hétérogènes

Technologie QR Code

Enregistrez la normalisation du nom, sa destination de rangement dans un QR Code imprimable. Le QR Code est scanné au moment de la numérisation

Classement et nommage automatique des documents de manière individuelle

Enregistrez un séquençage dans le QR Code pour enregistrer un lot de document en PDF indépendants

Personnalisation des feuilles de classement

Mettez des feuilles de classement aux couleurs de votre entreprise

Gestion des échéances

Une date d’échéance est associée au document scanné

Différez le traitement ou la relecture d’un document en y associant une échéance (facture, contrat d’assurance...)

Notification : une alerte vous signale le document quelques jours avant son échéance

Vous traitez votre document quelques jours avant sa date
d’échéance. Vous êtes facilement pro-actif.

Edition de PDF

Le logiciel PDF Editor est inclus dans votre licence :

Conversion
vers la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)

Depuis votre imprimante multifonction ou votre ordinateur, transformez un document en Word Excel ou PowerPoint

Ajout, modification, suppression de texte

Supprimez ou ajoutez du texte sur un document PDF

Extraction de pages

Isolez une page spécifique d’un document PDF

Création de formulaires (boîte à cocher, liste déroulante...)

Améliorez votre PDF en incrémentant un formulaire (boîte à cocher, liste déroulante...)

Ajout d’images

Insérez des images sur votre document PDF

Ajout de filigranes et tampons

Apposez un filigrane ou un tampon personnalisable sur votre document (facture, payé confidentiel...).

Ajout de liens Internet

Ajoutez des liens interactifs vers Internet

Ajout de notes orales

Insérez des notes orales à votre document PDF

Sécurisation
du document (mot de passe, permissions...)

Verrouillez votre document avec un mot de passe ou des permissions spécifiques

Scellement et authentification

Capture d’écran avec scellement

Horodate et appose votre signature électronique sur une capture d’écran. Peut servir à
fournir des documents à valeur probatoire

Copie fidèle qui authentifie la provenance d’un document

Une fois que votre document est scellé avec a copie fidèle (horodatage et signature
électronique) toutes les modifications sont tracées

Le document numérique a la même valeur juridique que l’original papier

Un document numérisé en copie fidèle et conservé dans un
système d’archivage électroniques a la même valeur qu’un document papier

RGPD

Identification des documents contenant des données personnelles en temps réel

Identification dès a numérisation des documents impliquant un nouveau traitement

Sécurisation

Verrouillage de l’imprimante multifonction par un mot de passe

L‘accès aux documents sensibles est protégé grâce à un mot de passe personnel

QuickNote

Classement
automatique de notes manuscrites

Imprimez une feuille munie d’un petit QR code, prenez vos notes et scannez-les. Vos notes se classent automatiquement

Modèles
de documents

Préparez des modèles de documents aux couleurs de votre entrepris et imprimez-les à tout moment

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